Kapitel 2 – Planung und Gewinnung von Ehrenamtlichen:

Bearbeiten Sie für unser Treffen bitte komplett:

Kapitel 2.1, Kapitel 2.2., Kapitel 2.3 und wenn Sie noch Zeit haben: Kapitel 2.4 ODER 2.5

Inhaltsangabe

2.1 – Die Engagementlandkarte

2.2 – Das Aufgabenprofil

2.3 – Die Gewinnung von Ehrenamtlichen durch Werbung

2.4 – Die Gewinnung von Ehrenamtlichen durch persönliche Ansprache

2.5 – Die Gewinnung von Ehrenamtlichen für die Vorstandsarbeit

2.6 – Selbstorganisiertes Engagement ermöglichen und fördern (Stichwort “freie Radikale”)

Literatur & Links

2.1 – Die Engagementlandkarte

Bevor man Ehrenamtliche ansprecht und für ein bestimmtes Engagement gewinnt, sollte man wissen, welche Engagementmöglichkeiten es sonst noch in der Organisation gibt. Es kann nämlich passieren, dass Sie bei jemanden Interesse an einem Engagement wecken können, das vorgeschlagene Ehrenamt aber nicht ideal passt. Dann wäre es gut, wenn Sie dazu noch Alternativen anbieten könnten. Um einen guten Überblick über alle möglichen Engagementangebote zu bekommen, können Sie eine sog. “Engagementlandkarte” erstellen.

Im Erklärfilm (4:29 Minuten) unten wird erklärt, was eine Engagementlandkarte ist und wie und wann man sie einsetzt.

Beispiele für Engagementlandkarten aus der Praxis:

Klicken Sie auf das Dokument um es zu vergrößern.

Aktion (Zeit: max. 30 Minuten)
>> PowerPoint-Vorlage Engagementlandkarte
Erstellen Sie mit Hilfe der PowerPoint-Vorlage eine Engagement-Landkarte für Ihre Organisation.
 
[Wenn Sie keine Engagementlandkarte erstellen können (weil Sie z. B. nur ein einziges Ehrenamt in ihrem Projekt haben), recherchieren Sie doch bitte auf der Webseite einer Organisation oder Vereins, wie die Vielfalt der Engagements dort dargestellt werden. Setzen Sie dabei die Brille eines oder einer Interessierten auf, die noch nicht weiß, welches Engagement für sie / ihn passt. Machen Sie bitte davon einen Screenshot.]

PowerPoint Vorlage
Engagementlandkarte

Download

2.2 – Das Aufgabenprofil

Mehr als im Hauptberuf ist es im Ehrenamt und im freiwilligen Engagement nötig, die Aufgaben genau und voneinander abgegrenzt zu beschreiben. Dies ist nicht nur zur Gewinnung eine gute Vorbereitung, um das Engagement erklären und dafür begeistern zu können, sondern auch zur Einarbeitung und späteren Konfliktvermeidung.

Nachfolgend sehen Sie eine Vorlage, welche Punkte es im Aufgabenprofil zu bedenken gibt und einige Beispiele aus der Praxis.

Beispiele für Aufgabenprofile aus der Praxis

Aktion (Zeit: max. 30 Minuten)
>> Word-Vorlage Aufgabenprofil
Erstellen Sie ein (neues und attraktives) Aufgabenprofil auf Basis einer der 3 Word Vorlagen. Stellen Sie sich die Frage:
“Was würde mich als Ehrenamtlicher an der Aufgabe reizen?”
“Worüber würde ich als Ehrenamtliche stolpern und was müsste unbedingt noch ins Aufgabenprofil rein?”

Schicken Sie uns die Word Datei mit Ihrem Aufgabenprofil als zusätzliche Datei zu.

Standard
Aufgabenprofil

Download

XL
Aufgabenprofil

Download

XXL
Aufgabenprofil

Download

andere Datei-Formate
Falls Sie Probleme beim Öffnen oder Abspeichern der heruntergeladenen Word Vorlagen haben, versuchen Sie es doch mit einem anderen Format (Word 97-2003, Open Office). Klicken Sie zum Herunterladen der Alternativen hier oder auf das Symbol links.

Auch wenn ein Aufgabenprofil für ein Ehrenamt existiert, sollte es im Idealfall auch immer an die persönlichen Bedürfnisse der Engagierten angepasst werden können. Es sollte also jeder Ehrenamtliche ein leicht angepasstes, also maßgeschneidertes Aufgabenprofil bekommen können. Bei manchen Engagements ist der Rahmen allerdings so klar gesteckt, dass dies nicht möglich ist.

Verwenden Sie die XXL Vorlage des Aufgabenprofils vor allem für ganz neue ehrenamtliche Engagementmöglichkeiten oder auch, wenn Sie ganz konkret ein Ehrenamt bewerben wollen. Sie können alle Vorlagen natürlich so anpassen, dass es für Sie besser passt.

2.3 – Die Gewinnung von Ehrenamtlichen durch Werbung

Wenn Sie Menschen für ein Engagement in Ihrer Organisation gewinnen wollen und Sie auch auf neue Zielgruppen setzen, dann führt der Weg in die Welt der Werbung. Denn um Leute für ein Engagement zu begeistern, muss man Aufgaben attraktiv gestalten, sie attraktiv beschreiben und mittels attraktiver Werbewege genau an den richtigen Mann oder Frau bringen. Auch motivierte Menschen kaufen nicht die “Katze im Sack”!

Mit dem 5 A Prozess zum Engagementangebot

In unserer Werbemitteldatenbank haben wir 240 Werbe-Beispiele zum Thema Ehrenamt bzw. Freiwilligenengagement gesammelt und kategorisiert. Stöbern Sie darin oder suchen Sie ganz gezielt und lassen Sie sich für Ihre eigene Werbekampagne inspirieren.

Aktion (Zeit: max. 30 Minuten)
Schauen Sie sich die verschiedenen Werbemöglichkeiten an, wählen Sie „Ihre besten Zwei“ aus und begründen Sie stichpunktartig, warum Sie diese gelungen finden.

Laden Sie sich Ihre beiden Beispiele für die Werbung aus der Datenbank herunter und laden Sie die beiden Dateien (mit dem Plus-Zeichen) auf das Padlet. Falls das nicht gelingt, schicken Sie uns bitte die beiden Dateien auf kontakt@bg-ea.de

Mit Padlet erstellt

2.4 – Die Gewinnung von Ehrenamtlichen durch persönliche Ansprache

Lift Pitch – Übung: diese beiden Videos bilden eine Übungssituation ab. Die Dame, die Sie am Aufzug sehen, übt eine Gesprächsstruktur ein, um für die Zeit einer Aufzugsfahrt (ca. 2 Minuten), eine fiktive Person für ein Engagement zu gewinnen. Diese Übungssituation nennt man “lift pitch” und kommt aus der Werbung.

Hier könnte man noch was verbessern…

und hier gelingt die persönliche Ansprache schon ein wenig besser…

Transferfrage (Zeit: max. 30 Minuten)
>> ARBEITSBLATT
Schauen Sie sich die beiden Video- Beispiele für eine Struktur einer Ansprache für Freiwillige an. Überlegen Sie, welche Unterschiede es zwischen den beiden Gesprächsüberlegungen gibt. Wie würden Sie in Ihrer Praxis eine Ansprache für die Gewinnung zu einem Engagement in ihrer Struktur vorbereiten?

Schreiben Sie zu einem bestimmten Engagement einen Text für eine persönliche Ansprache. Natürlich können Sie nicht das gesamte Gespräch vorbereiten, da Sie ja die Antworten Ihres Gegenübers nicht kennen, aber Sie können die wichtigen Punkte, die Sie ansprechen wollen und vor allem wie Sie dies ansprechen wollen, vorbereiten.

2.5 – Die Gewinnung von Ehrenamtlichen für die Vorstandsarbeit

Ehrenamtliche für die Vorstandsarbeit zu gewinnen ist erfahrungsgemäß schwer. Die Aufgaben sind oft komplex und zeitaufwendig und es setzt die Bereitschaft voraus, sich für mehrere Jahre zu binden. Viele, die sich vielleicht grundsätzlich engagieren würden, schreckt das ab bzw. sie sind unsicher, ob diese Art des ehrenamtlichen Engagements für sie passend ist.

Die Chancen Menschen für dieses Ehrenamt zu gewinnen lässt sich nur dadurch steigern, wenn man das Vorstandsarbeit und dessen Images attraktiver gestaltet und die Gewinnungsstrategie und die Form der Begleitung verbessert. Wie das konkret funktionieren könnte, sehen Sie in der nachfolgenden Präsentation.

Danach können Sie im ausfüllbaren Arbeitsblatt die 30 Ideen, Tipps und konkreten Vorschläge hinsichtlich ihres vermuteten Verbesserungspotentials konkret für Ihren Verein bewerten. Interessant ist es, wenn jedes Vorstandsmitglied das für sich macht und die verschiedenen Einschätzungen dann gemeinsam diskutiert werden.

Sie können die Präsentation hier herunterladen.

Arbeitsblatt Verbesserung der Vereins- und Vorstandsarbeit (30 Ideen, Tipps und Vorschläge)

Download
Aktion (Zeit: max. 30 Minuten)
>>Arbeitsblatt Verbesserung der Vereins- und Vorstandsarbeit
Laden Sie sich das Arbeitsblatt zur Verbesserung der Vereins- und Vorstandarbeit herunter und schätzen Sie ein, in welchem Maße die einzelnen Ideen aus Ihrer Sicht die Situation in Ihrem Verein verbessern würden.

2.6 Selbstorganisiertes Engagement ermöglichen und fördern (Stichwort “freie Radikale”)

Wie man im vorherigen Kapitel sehen konnte, ist die Selbstorganisation bzw. die Selbstverwaltung die höchste Stufe im Partizipationsmodell. Sie zählt per Definition gar nicht mehr als Form der Partizipation, weil Hauptamtliche, also Vertreter der Kernorganisation, kaum mehr eine Rolle spielen. Will man selbstorganisiertes Engagement in seiner Organisation ermöglichen und fördern, braucht man Ehrenamtliche mit einer hohen Eigenmotivation, hoher Eigenverantwortung und sogar einer eigenen Projektidee. Sie müssen agieren wie Selbstständige, die ihr eigenes Projekt wie ein kleines Unternehmen bei Ihnen aufbauen. Diese, nennen wir sie mal ‘Projektinitiator*innen”, für sich und seine Organisation zu gewinnen ist herausfordernd und muss gut überlegt sein, denn mit der Eigenverantwortung geht oft ein gewisser Eigensinn einher. D.h. Projektinitiator*innen werden ihr Ding machen wollen und sich von außen wenig sagen lassen. Wer das nicht will, sollte dabei bleiben und nur Engagements für Aufgaben anbieten, die klar abgesteckt und definiert sind. Wer sehen möchte, was es genau bedeutet, keine konkreten Aufgaben anzubieten, sondern selbstorganisierte Projekte, sollte sich das nachfolgende Bild und die Audio-Datei anschauen.

Wie man im vorherigen Kapitel sehen konnte, ist die Selbstorganisation bzw. die Selbstverwaltung die höchste Stufe im Partizipationsmodell. Sie zählt per Definition gar nicht mehr als Form der Partizipation, weil Hauptamtliche, als

Das sogenannte F.R.E.I. Modell hilft dabei, sich auf die Gewinnung und die Kooperation mit Projektinitiator*innen gut vorzubereiten.

F.R.E.I. Modell

Überlegen Sie, wie Sie mit den potentiellen Projektinitiator*innen in Kontakt treten wollen. Durch welches Format (z. B. Workshop) könnten Sie deren Interesse wecken? Wie könnten Sie Ihre Zielgruppe einladen, damit sie mit ihrer Projektideen zu Ihnen kommen? Überlegen Sie zudem, in welcher Form Sie mit diesen "kreativen Köpfen" zusammenarbeiten wollen (als Projekt-Partner? | nur als Unterstützer/Sponsor? | nur als Namensgeber | als Co-Leitung?) Um mit Menschen über Projektideen und sonstige Vorschläge in Austausch zu treten, haben sich in der Praxis verschiedene Workshop-Methoden und Workshop-Formate bewährt: > für große Gruppen ab 50 Personen: Open Space Technology Meetings > für Gruppen bis max. 25 Teilnehmer*innen: Zukunftswerkstatt > für kleinere Gruppen und Einzelpersonen: Ideenwerkstatt (mit Kreativitätstechniken) Eine Übersicht über Kreativitätstechniken für eine Ideenwerkstatt finden Sie bei http://www.creapedia.com Alternativ können Sie auch einen Ideen- oder Projektwettbewerb initiieren, um die Initiatoren und kreativen Köpfe einzuladen und für sich zu gewinnen.
Die Projektinitiator*innen bringen Engagement und Ihre Projektidee mit. Was haben Sie im Gegenzug anzubieten. Mit welchen Ressourcen könnten Sie das Projekt unterstützen? Können Sie vielleicht Räume, Computer, Material, ein kleines Budget anbieten. Welche finanziellen Ressourcen haben Sie. Gibt ein Netzwerk oder einen Unterstützerkreis, den Sie für das Vorhaben aktivieren könnten. Gibt es vielleicht einen gr0ßen Erfahrungsschatz, gut ausgebildete Mitarbeiter*innen oder eine gute Öffentlichkeitsarbeit, die Sie zu bieten haben. Ohne konkrete Gegenleistung oder konretes Angebot könnte es schwer werden einen Projektpartner für sich zu gewinnen.
Mit welchen Ideen und Vorstellung Ihre potentiellen Projektinitiator*innen zu Ihnen kommen wissen Sie nicht. Erwarten Sie nicht das, was Sie sich vielleicht insgeheim wünschen. Vielleicht eine Idee, die es eigentlich schon lange bei Ihnen gibt, für die aber bisher der oder die Verantwortliche gefehlt hat. Die Ideen, werden mit großer Wahrscheinlichkeit auch außerhalb des von Ihnen bisher gedachten liegen. Das ist ja das besondere an neuen Ideen. Sie sind ungewöhnlich. Überlegen Sie sich im Vorfeld, welche Projektideen Sie in keinem Fall bei sich akzeptieren würden. Was sind also für sie "rote Linie" bzw. was wäre Ihre "Schmerzgrenze"? Oder auch andersherum, welche Kriterien müsste eine Projektidee mindestens erfüllen um bei Ihnen akzeptiert zu werden. Dies kann z. B. das Themenfel, die anzusprechende Zielgruppe, die grundsätzliche Zielsetzung oder auch die Art der Umsetzung betreffen. Man kann auch überlegen, was man grundsätzlich ausschließt (z. B. Gewinnerzielung....). Je transparenter Sie die Kriterien und Eckpfeiler nach außen kommunizieren, vielleicht sogar schon bei der Einladung, desto weniger Frust erzeugen Sie. Im Idealfall kommen zu Ihnen dann nur Menschen, deren Projektidee grundsätzlich passen würde.
Um die Kooperation mit Ihrer/m Projektpartner*in, bzw. dem/der Projektinitiator*in von Anfang an gut zu gesalten, müssen Sie offen über Ihre jeweiligen Interessen sprechen. Überlegen oder klären Sie also, welche Interessen Sie als Organisation durch das Projekt verfolgen und welche Interessen Ihr Partner, der oder die Projektinitiator*in verfolgt. Nur wenn beide Seiten die Erwartungen und Interessen des Anderen kennen, können diese berücksichtigt und erfüllt werden. Es sollen ja im Idealfall beide Parteien von der Zusammenarbeit profitieren.
Aktion: Zeit ca. 45 Minuten
>>Arbeitsblatt
Entwickeln Sie für Ihre Organisation ein “Mini-Konzept” mit Hilfe des F.R.E.I. Modells für folgende möglich Situationen:
Sie bekommen einen Anruf von einer jungen Mutter, die bei Ihnen eine Krabbelgruppe gründen möchte, da es im weiten Umkreis keine gibt. Starten Sie unter den F(ormat), das ja durch den eigeninitiierten Anruf schon vorgegeben ist, mit der Überlegung, in welcher Form Sie mit der Initiatorin zusammenarbeiten wollen. Als Namensgeber, Unterstützer, Sponsor, etc. Schreiben Sie dann Ihre Überlegungen zu den jeweils anderen Punkten des F.R.E.I. Modells auf.
Falls Ihnen die “Krabbelgruppe” als Beispiel nicht passend erscheint, können Sie sich auch überlegen, wie sie mit Projektinitator*innen nach dem F.R.E.I. Modell kooperieren würden, für das Thema Nachhaltigkeit, Vereinsamung, Bildung, Integration oder ein anderes großes gesellschaftliches Thema.
Schreiben Sie bitte Ihre Ergebnisse in Ihr Arbeitsblatt.
Literatur und Links:
Wehner, Theo; Güntert, Stefan M. (Hrsg.): Psychologie der Freiwilligenarbeit. Motivation, Gestaltung und Organisation. Springer Verlag Berlin Heidelberg, 2015.
Reifenhäuser, Carola; Hoffmann, Sarah G.; Kegel, Thomas: Freiwilligen-Management, Zielverlag, 2. überarbeitete Auflage, 2012.

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