Lern- und Bearbeitungszeit: ca. 2 Stunden
1 – Begriffe und Definition
2 – Projektziele festlegen
3 – Projektideen entwickeln und bewerten
4 – Projektplanung mit einer kostenfreien Software
x – Literatur und Links
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1 – Begriffe und Definition

Projekt

Für Ehrenamtliche und Freiwillige sind Projekte attraktive Orte für ihr Engagement. Hier haben sie die Möglichkeit, für eine begrenzte Zeit und zeitlich selbst bestimmt mitzuarbeiten. Bekannte Ehrenamts-Projekte sind z. B. Kleiderkammern, Tafeln aber auch ein Helferkreis für Geflüchtete ist ein Projekt. Ein Projekt ist eine besondere Arbeitsform, die es nur für diesen einen Zweck gibt. Projekte sind oft an klassische Organisationen angehängt oder sie werden im Namen dieser geführt. Das ist dann eben die Kleiderkammer des DRK Kreisverbandes X. Man kann also in Projekten besser die Bedürfnisse der Erwartungen der Ehrenamtlichen z. B. nach Mitsprache und Beteiligung erfüllen, als in klassischen Organisationen.

Allerdings ist der Begriff Projekt für die sehr oft dauerhaft angelegten Angebote gar nicht richtig. Denn Projekte sind lauf Definition:

  • ein einmaliges Vorhaben,
  • mit einem definierten Anfangs- und Endtermin, bei denen man versucht,
  • mit begrenzten Ressourcen (also Geld, Mitarbeitende, Räumlichkeiten…)
  • ein definiertes Projektziel zu erreichen, obwohl,
  • der Lösungsweg nicht bekannt ist

Versucht man das in ein Bild zu bringen, sähe es so aus:

Laut Definition umfasst ein Projekt nur die Zeitspanne bis zum 100%igen Aufbau des Angebots. Wenn es sich nicht um eine Veranstaltung handelt, ist das Ziel das Angebots kontinuierlich fortzuführen. Im eigentlichen Sinne ist dann die Phase des Projektes schon vorbei.

Programm

Ein Programm ähnelt in vielen Punkten einem Projekt, da z. B. auch innerhalb eines definierten Rahmens ein definiertes Ziel erreicht werden soll. Allerdings dürfen Programmziele auch unkonkret und visionär sein. Im Gegensatz zu den Projektzielen dürfen die Programmziele unerreichbar sein. Projekte sind oft ein Teil eines Programms.

2 – Projektziele festlegen

Die Qualität und das gemeinsame Einvernehmen (der Projektbeteiligten) über das formulierte Projektziel ist entscheidend für den Erfolg des Vorhabens. Hier nun 2 Methoden, die helfen das Projektziel gut zu definieren und zu formulieren.

SMART-Methode

Gemäß der SMART – Methode sollte man bei der Definition und Formulierung folgende 5 Punkte beachten. Projektziele sollten demnach folgendermaßen sein:

Zielfotografie

Die Methode Zielfotografie eignet sich besonders für Projektteams, die gemeinschaftlich versuchen, das Projektziel zu schärfen und zu definieren. Die Zielfotografie hilft, dass alle die gleiche Vorstellung des Projektziels haben.

Beispiel einer Zielfotografie

Transferfrage (Zeit: ca.30 Minuten)
>> ARBEITSHEFT
Das Planen und Durchführen eines Ehrenamtsfestes ist auch ein solches Projekt. Stellen Sie sich vor, Sie möchten ein Fest für die Ehrenamtlichen durchführen. Probieren Sie, dieses Vorhaben mit Hilfe der Zielfotografie zu konkretisieren. Nehmen Sie ein leeres Blatt Papier und ein paar farbige Stifte. Versetzen Sie sich nun in den Endzustand Ihres Vorhabens, also in das Ende Ihres Projektes, das Fest am Datum xy. Beginnen Sie innerlich die Sätze so zu formulieren und dabei mitzuzeichnen. “Auf dem Anerkennungsfest sehe ich xy Anzahl an Ehrenamtlichen (Sie können natürlich eine große Anzahl von Ehrenamtlichen durch das Hinschreiben einer Zahl verdeutlichen). Sie sind in einem Raum oder draussen und stehen in Grüppchen zusammen. Es gibt verschiedene Tische mit Essen und Getränken, usw.
Zeichnen Sie ein möglichst vollständiges Bild.

Realisierungsziel

Das Realisierungsziel beschreibt das, was wir realisieren wollen. Das was am Ende sichtbar und genau überprüfbar ist. Das Realsierungsziel können wir gut in einer Zielfotografie abbilden. Nimmt man nun als beliebiges Beispiel ein Proejkt, bei dem ein Krankhaus Besuchsdienst aufgebaut werden soll. Ein Realisierungsziel des Projektes könnte sein, dass bis zu einem definierten Zeitpunkt (Projektendtermin) eine bestimmte Anzahl von Damen und Herren als Ehrenamtliche gewonnen wurden und sie auch schon in einer Kurzschulung auf ihr neues Ehrenamt vorbereitet wurden. Zudem sollen bis dahin auch alle Rahmenbedingungen und Abläufe geklärt, beschafft oder organisiert sein. Das Realisierungsziel wäre in dem Fall erreicht, wenn der Besuchsdienst einsatzbereit ist.

Wirkungsziel

Das Wirkungsziel ist das Ziel, um was es uns eigentlich geht. Was wir bei den Menschen bewirken wollen, was sich durch unser Projekt verändern und besser werden soll. Hier ist es gar nicht so einfach festzustellen, ob man dieses Ziel tatsächliche erreicht hat. So ist das Wirkungsziel zum Beispiel des Projektes Krankenhaus Besuchsdienstes sicher, dass sich die Besuchten weniger einsam und vergessen fühlen, sie sich menschlich wahrgenommen fühlen und sie sich mit der Welt ausserhalb des Krankenhauses verbunden bleiben und vielleicht für ein paar Minuten Ihrer Situation vergessen können usw.. Man müsste wohl die Besuchten genau danau fragen, ob das Ziel des Besuchs denn tatsächlich erreicht wurde.

Transferfrage: (Zeit ca. 30 Minuten)
>> ARBEITSHEFT
Formulieren Sie 2-3 Realisierungsziele und ein Wirkungsziel für eines Ihrer Projekte. Sollten Sie (momentan) kein Projekt haben, formulieren Sie für das Beispiel oben “Planung eines Anerkennungsfestes für unsere Ehrenamtlichen im Kreisverband, in der Gemeinde oder Einrichtung…” die Realisierungsziele und ein Wirkungsziel.

Arbeitsblatt
Projektziele

3 – Projektideen entwickeln und bewerten

Die Erfahrung zeigt, dass gute Ehrenamtsprojekte sowohl Ehrenamtliche als auch Geldgeber und die Öffentlichkeit anziehen. Innovativ heißt hier aber nicht immer nur, dass die Projektidee neu, also innovativ ist.

Schauen Sie sich die nachfolgende kommentierte Slide-Show an. Die Bilder unten sind Bilder aus den angesprochenen Projektbeispielen.

Bewertung von Projektideen

Nach der Ideenfindung braucht es auch eine vernüniftige Bewertung der neuen Projektideen. Lassen Sie sich durch die kommentierte Slide-Show erklären, wie man das anhand einer Bewertungsmatrix macht.

4 – Projektplanung mit einer kostenfreien Software

Hier stellen wir Ihnen die Projektplanungs-Software Gantt Project vor, mit der Sie einfach und kostenfrei übersichtliche Zeitpläne für Ihr Projekt erstellen können. Die Software ist eine Open Source Software, sie ist also von ehrenamtlichen Programmierern erstellt worden. Das passt doch wunderbar für die Planung von Projekten mit Freiwilligen und Ehrenamtlichen. Im ersten Video erklären wir, wie Sie diese Software auf Ihren Rechner installieren können. Dann erläutern wir im zweiten Erklärvideo, wie grundsätzlich Gantt Projektplan aufgebaut ist, um im dritten Video anhand eines einfachen Beispielprojekts die Handhabung der Software zu erklären. Sie können beim Anschauen der Videos gerne mitmachen. Keine Angst, man muss für dafür kein Computer-Profi sein!

Die Software können Sie sich über diesen Link (https://www.ganttproject.biz/download) herunterladen und installieren. Näheres dazu im nachfolgenden Video.

A- Installation der Software Gantt Project
B- Erklärung eines Gantt Projektplans
C- Handhabung der Software

Gantt-Projektplanung in 4 Schritten

Schritt 1: Vorgangsliste füllen
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Schritt 2: Dauer festlegen
Schritt 3: Vorgänge verknüpfen
Schritt 4: Anpassung an Terminvorgaben
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weiterführende Literatur und Links:
Litke, Hans-D.: Projektmanagement. Methoden, Techniken, Verhaltensweisen. München, 1993, (2. Aufl.).
Schroffenegger, Gabriela; Eisner, Christian: Non Profit Projektmanagement. Innsbruck, 1995.
https://www.projektmagazin.de/meilenstein/projektmanagement-blog/projektarbeit-und-ehrenamt-eine-wertvolle-kombination_1097972
https://www.buergergesellschaft.de/